Règlement intérieur de l’Association « Balades et Jardins »
Art. 1 – Objectifs du Règlement Intérieur
Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les Statuts de Balades et Jardins, notamment ceux qui ont trait au fonctionnement pratique des activités de l’Association.
Art. 2 – Adresse de gestion
L’adresse de gestion est celle de la Présidente ou du Président.
Art.3 – Cotisation
Le montant de la cotisation est fixé lors de l’Assemblée Générale annuelle pour l’année suivante.
Toute cotisation souscrite lors du Forum des Associations en septembre ou plus tard, ouvre les droits pour l’année suivante, ce qui signifie que trois mois d’adhésion sont ainsi offerts.
L’adhésion est possible et gratuite pour les enfants de moins de 16 ans, à condition qu’un des parents soit adhérent.
Ceux qui ne sont pas à jour de cotisation au 1er mars de l’année qui suit une année lors de laquelle ils étaient à jour ne reçoivent plus d’informations par mail.
Ceux qui ne sont pas à jour de cotisation au 1er mai de l’année qui suit une année où ils étaient à jour sont radiés de la liste des adhérents.
Art.4 – Éligibilité au Conseil d’Administration
Dans un couple, seul l’un des deux conjoints est éligible au Conseil d’Administration.
Art 5 – Vote par procuration
Pour l’Assemblée Générale, seules les procurations envoyées par courriels avec la convocation et éditées sur papier sont autorisées.
Art 6 – Fonctionnement et responsabilités du Conseil d’Administration
Le rôle de chacun des membres du Conseil d’Administration, tel qu’il a été défini dans les Statuts de l’Association, doit être respecté.
En cas de défection d’un responsable d’activité, la Présidente ou le Président peut coopter une personne jusqu’à désignation définitive par le Conseil d’Administration dans sa séance qui suit.
Le Conseil d’Administration a un droit de regard sur chacun des secteurs d’activité de Balades et Jardins.
Des Commissions de travail peuvent être constituées par décision du Conseil d’Administration.
Une décision prise lors d’un Conseil d’Administration ne peut être remise en cause que lors d’un autre Conseil d’Administration.
En cas d’urgence et si la totalité des membres du Bureau en est d’accord, une décision peut être prise au moyen d’une consultation par mail de tous les membres du Conseil d’Administration.
En cas de démission de la Présidente ou du Président, la Vice-Présidente ou le Vice-Président exerce les prérogatives présidentielles jusqu’à l’élection d’une nouvelle Présidente ou d’un nouveau Président lors d’une séance du Conseil d’Administration qui se tient au plus tard un mois après la vacance de la présidence.
Art 7 – Réunion du Bureau
Le Bureau de Balades et Jardins, constitué par la Présidente ou le Président, la Vice-Présidente ou le Vice-Président, la Trésorière ou le Trésorier et la ou le Secrétaire, se réunit à la demande de la Présidente ou du Président.
Art 8 – Démission d’un membre du Bureau ou du Conseil d’Administration
Un membre du Bureau ou du Conseil d’Administration doit présenter sa démission par une lettre datée et signée adressée à la Présidente ou au Président ou bien à la Vice-Présidente ou au Vice-Président si c’est la Présidente ou le Président qui démissionne.
Art 9 – Gestion des comptes bancaires
Seuls la Trésorière / le Trésorier ainsi que la Trésorière-adjointe ou le Trésorier-adjoint peuvent avoir la signature sur les comptes bancaires et la maîtrise des moyens de paiement de l’association.
Art 10 – Trésorerie
Les vérificateurs aux comptes ne peuvent exercer leurs fonctions plus de deux années consécutives. En cas d’impossibilité majeure, la Présidente ou le Président désigne un suppléant parmi les adhérents à jour de cotisation depuis plus de six mois.
Art 11 – Le listing
Le listing, établi par la ou le Secrétaire suite aux inscriptions reçues par la Trésorière ou le Trésorier, est réservé à l’usage de la Présidente ou du Président, de la ou du Secrétaire et de la Trésorière ou du Trésorier, et ne peut être communiqué qu’à des membres du Conseil d’Administration en cours de mandat et pour les besoins de l’activité qu’ils animent.
En aucun cas, il ne peut être utilisé à des fins personnelles ou publicitaires.
Art 12 – Internet
Le Webmaster est élu lors du premier Conseil d’Administration suivant l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.
L’adresse de contact du site internet de Balades et Jardins est celle de la Présidente ou du Président.
Les adresses mail utilisées pour le fonctionnement de l’association et comportant une mention à Balades et Jardins ou BaladesJardins dans leur titre doivent être transférées à l’Association lorsque le membre du Conseil d’Administration qui les a utilisées quitte ses fonctions.
Au cas où un membre du Conseil d’Administration quittant ses fonctions aurait créé une adresse mail de travail trop liée à ses comptes électroniques personnels, il doit s’engager par écrit signé et sur demande de la Présidente ou du Président à ne plus utiliser cette adresse de travail pour envoyer le moindre mail, si ce n’est pour transférer à la nouvelle adresse électronique de travail de la Présidente ou du Président les éléments reçus par erreur.
Art 13 – Règle d’engagement des responsables d’activités
Chaque responsable dispose de capacités d’initiatives dans la préparation des activités dont il a la charge. Cependant il doit également respecter la règle suivante :
Chaque responsable doit présenter le projet envisagé comme se réalisant exclusivement au nom de l’Association Balades et Jardins : le responsable doit être ainsi clair et mettre en avant Balades et Jardins vis-à-vis de ses interlocuteurs extérieurs, toute mention écrite ou verbale d’association autre, de site privé ou de groupement quelconque, devant avoir lieu en courrier privé ou au moment de rencontres elles-mêmes privées.
En acceptant leur fonction, tous les responsables de section s’engagent automatiquement à respecter cette règle qui est indispensable au bon fonctionnement de l’Association.
Chaque responsable présente régulièrement au Conseil d’Administration l’avancement de ses recherches et de ses projets, mettant ainsi tous les membres du Conseil au même niveau d’information et permettant que ses démarches soient validées collectivement.
La communication en direction des médias passe nécessairement par le responsable de la Communication.
Le responsable de chaque secteur lui transmet donc les informations indispensables à cette communication.
Art 14 – Les ateliers
Certains ateliers peuvent être payants.
Art 15 – Inscriptions en nombre limité aux ateliers
Lorsque la réalisation de certaines activités requiert un nombre limité de participants, les candidats sont retenus dans l’ordre d’inscription par courriel, après information par mail à l’ensemble des adhérents simultanément.
Art 16 – Prêt du matériel appartenant à l’Association
Le matériel acheté par l’Association ne peut être prêté.
Art 17 – Visites et responsabilités
La ponctualité est de rigueur.
Les participants se déplacent sous leur propre responsabilité, charge à eux de vérifier les garanties que couvre leur assurance personnelle.
Les enfants de moins de 16 ans ont l’obligation d’être accompagnés par l’un de leurs parents, lui-même adhérent à l’Association.
Art 18 – Modification du Règlement Intérieur
Le présent Règlement peut être modifié par le Conseil d’Administration à la majorité des deux tiers de ses membres ou par l’Assemblée Générale à la majorité simple des membres présents.
Adopté par le Conseil d’Administration à l’unanimité des 8 membres ayant participé à la séance du 15 mars 2024
Le président, Thierry POULICHOT
Le vice-président, Daniel PERROT
La secrétaire, Annaig LE MELINER
Le trésorier, François LEFEBVRE